LIMS(Laboratory Information Management System)를 도입하거나 교체하려는 기업들이 많아지고 있습니다. 그러나 많은 프로젝트에서 간과되는 가장 중요한 단계가 있습니다. 바로 요구사항 정의입니다. 시스템 도입에 있어 요구사항 정의는 단순한 준비 작업이 아닌, 프로젝트 전체의 방향성과 품질을 좌우하는 핵심 전략이라 할 수 있습니다.
요구사항을 정의하는 것은 시스템의 출발점이자 기준점입니다.
요구사항은 단순히 원하는 기능의 나열이 아닙니다. 왜 이 시스템을 도입하려는가, 어떤 문제를 해결하고자 하는가, 어떤 데이터를 어떻게 관리하고 싶은가 등 시스템의 목적과 용도에 부합하는 방향성으로 작성되어야 합니다. 이 방향성이 모호할 경우, 시스템은 본래의 목적을 달성하지 못한 채 ‘형식적인 구축’으로 끝날 수 있습니다.
또한 요구사항은 **프로젝트 후반의 승인 테스트(User Acceptance Test, UAT)**의 기준이 됩니다. 정해진 기준 없이 테스트를 수행한다면, 시스템이 성공적으로 구축되었는지를 객관적으로 판단할 수 없습니다. 요구사항은 시스템 설계부터 테스트, 운영까지 전 과정을 관통하는 기준 문서입니다.
요구사항의 명확성은 곧 예산의 정확성
요구사항의 상세화 수준은 벤더가 제출하는 견적의 정확성과 직결됩니다. 요구사항이 구체적이고 정량적으로 표현되어 있으면, 벤더는 이에 맞춰 명확한 범위와 일정, 금액을 제시할 수 있습니다. 반대로, 모호하거나 포괄적인 표현이 많을 경우, 벤더는 발생 가능한 리스크를 고려하여 ‘위험 비용(Risk Premium)’을 추가하게 됩니다. 이는 결국 불필요한 비용 증가로 이어질 수 있습니다.
특히, 기능을 모호하게 서술하거나 정성적인 표현(예: “유연한 시스템”, “사용자 친화적”)을 사용하는 경우, 실제 개발 단계에서 해석 차이로 인해 많은 조정과 커뮤니케이션 비용이 발생하게 됩니다. 따라서 요구사항은 최대한 간결하되 구체적으로, 정량적 수치나 예시를 통해 표현하는 것이 좋습니다.
단기 필요를 넘어, 장기 전략을 담아야 합니다
요구사항 문서는 시스템 도입 시점의 *스냅샷(snapshot)*에 불과하지만, 잘 작성된 요구사항은 5년, 10년 후에도 시스템이 유용하게 활용될 수 있도록 하는 설계의 기반이 됩니다. 대부분의 LIMS 프로젝트가 초기에 도입 목적만을 충족시키고 이후 확장성과 유연성을 고려하지 않아 다시 큰 비용을 들이는 이유도, 이 요구사항 정의가 충분하지 않았기 때문입니다.
시스템의 유연성, 확장성, 유지보수 용이성 등은 모두 초기 요구사항에 포함되어야 하며, 외부 벤더나 개발자에게 지나치게 의존하지 않아도 되는 방향으로 설계되어야 합니다.
기술보다 중요한 것은 “무엇을, 왜”를 정의해야 합니다
요구사항은 기술 문서인 동시에 조직의 전략 문서입니다. 단기적인 필요를 해결하는 것에서 나아가, 향후 데이터 기반 운영, 업무 자동화, 규제 대응, 고객 신뢰 확보 등으로 이어지는 장기적인 성과를 창출할 수 있도록 해야 합니다.
시스템 구축의 핵심은 기술이 아니라 “무엇을, 왜, 어떻게 하려는가”에 대한 명확한 정의이며, 이 모든 것은 요구사항 정의에서 출발합니다.
이처럼 요구사항 정의는 기술 도입을 위한 사전 작업이 아니라, 시스템 구축 전반을 이끄는 전략적 문서입니다. 그리고 이러한 요구사항을 정리한 문서가 바로 **사용자 요구사항 명세서(URS, User Requirements Specification)**입니다.
- Xybion LIMS 상담: xybion@hihon.net
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